“จ่ายเงินจริง แต่ไม่มีใบเสร็จ แบบนี้บริษัทนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้หรือไม่?”
ปัญหานี้พบได้บ่อย โดยเฉพาะการซื้อสินค้าหรือจ้างบุคคลทั่วไปที่ไม่ได้ออกใบเสร็จรับเงินให้ เช่น ค่าขนส่ง ค่าซ่อมแซม ค่าจ้างรายครั้ง หรือการซื้อของจากผู้ขายรายย่อย
คำตอบคือ ไม่มีใบเสร็จ ไม่ได้แปลว่าหักเป็นรายจ่ายไม่ได้ทุกกรณี แต่บริษัทต้องมีหลักฐานเพียงพอที่จะพิสูจน์ว่า
- มีรายจ่ายเกิดขึ้นจริง
- จ่ายเงินให้ใคร
- จ่ายเป็นค่าอะไร
- รายจ่ายนั้นเกี่ยวข้องกับกิจการ
- เป็นรายจ่ายของรอบระยะเวลาบัญชีนั้น
หากพิสูจน์เรื่องเหล่านี้ไม่ได้ รายจ่ายอาจถูกถือเป็น “รายจ่ายต้องห้าม” และต้องนำกลับมารวมคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล
บทความนี้กล่าวถึงบริษัทและห้างหุ้นส่วนนิติบุคคลเป็นหลัก การหักค่าใช้จ่ายของบุคคลธรรมดาจะมีหลักเกณฑ์แตกต่างกัน
จ่ายเงินจริง ทำไมยังอาจหักภาษีไม่ได้?
ค่าใช้จ่ายทางบัญชีกับรายจ่ายทางภาษีไม่เหมือนกันเสมอไป
กิจการอาจจ่ายเงินจริงและสามารถบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายในบัญชีแล้ว แต่หากรายจ่ายนั้นเข้าลักษณะที่กฎหมายกำหนดให้เป็นรายจ่ายต้องห้าม ก็ไม่สามารถนำมาหักในการคำนวณกำไรสุทธิทางภาษีได้
ตัวอย่างเช่น
- เป็นรายจ่ายส่วนตัวของเจ้าของหรือกรรมการ
- ไม่เกี่ยวข้องกับการหารายได้ของกิจการ
- กำหนดขึ้นเองโดยไม่มีการจ่ายจริง
- ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน
ดังนั้น หลักฐานการจ่ายเงินจึงต้องแสดงมากกว่าเพียงว่า “เงินออกจากบัญชีบริษัทแล้ว”
มาตรา 65 ตรี (18) กำหนดไว้อย่างไร?
ประมวลรัษฎากร มาตรา 65 ตรี (18) กำหนดให้
“รายจ่ายซึ่งผู้จ่ายพิสูจน์ไม่ได้ว่าใครเป็นผู้รับ”
เป็นรายจ่ายต้องห้ามในการคำนวณกำไรสุทธิของบริษัทหรือห้างหุ้นส่วนนิติบุคคล
หัวใจสำคัญของมาตรานี้จึงอยู่ที่คำถามว่า กิจการพิสูจน์ตัวผู้รับเงินได้หรือไม่
กรมสรรพากรยกตัวอย่างกิจการรับจ้างถมที่ซึ่งซื้อทรายหรือดินลูกรัง แต่ผู้ขายไม่ออกใบรับให้ หากกิจการไม่มีหลักฐานว่าเงินถูกจ่ายให้ใคร รายจ่ายนั้นอาจเป็นรายจ่ายต้องห้าม
แต่หากกิจการมีหลักฐานการจ่ายเงินซึ่งระบุข้อมูลสำคัญ เช่น
- ชื่อและที่อยู่ผู้รับเงิน
- เลขประจำตัวประชาชน
- วันที่จ่ายเงิน
- จำนวนเงิน
- รายการที่จ่าย
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน
และข้อมูลดังกล่าวทำให้พิสูจน์ผู้รับเงินได้ รายจ่ายนั้นย่อมไม่ต้องห้ามเพียงเพราะไม่มีใบเสร็จรับเงินตามรูปแบบปกติ
ไม่มีใบเสร็จ แต่มีหลักฐานโอนเงิน ใช้ได้หรือไม่?
กรมสรรพากรเคยวินิจฉัยกรณีบริษัทชำระหนี้ให้เจ้าหนี้ผ่านธนาคาร โดยเอกสารของธนาคารแสดงชื่อเจ้าหนี้ จำนวนเงิน และเลขที่บัญชีผู้รับ
แนววินิจฉัยระบุว่า หากเอกสารการโอนเงินสามารถพิสูจน์ได้ว่า
- ใครเป็นผู้รับเงิน และ
- เป็นการชำระหนี้ที่เกิดจากหรือเกี่ยวเนื่องกับการประกอบกิจการในรอบระยะเวลาบัญชี
บริษัทสามารถใช้เอกสารดังกล่าวเป็นหลักฐานการจ่ายเงินในการคำนวณกำไรสุทธิได้ โดยไม่ต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18)
อย่างไรก็ตาม ไม่ควรสรุปว่า “มีสลิปโอนเงินใบเดียวก็พอเสมอ” เพราะสลิปอาจแสดงเพียงชื่อบัญชีและจำนวนเงิน แต่ไม่ได้บอกว่าโอนเป็นค่าอะไร หรือเกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร
ทางที่ปลอดภัยกว่าคือเก็บหลักฐานการโอนไว้คู่กับเอกสารเกี่ยวกับรายการนั้น
หลักฐานที่ควรเก็บเมื่อไม่มีใบเสร็จ
หากผู้ขายหรือผู้ให้บริการไม่ออกใบเสร็จ กิจการควรรวบรวมเอกสารหลายรายการให้เชื่อมโยงกัน ได้แก่
1. หลักฐานว่าใครเป็นผู้รับเงิน
เช่น
- หลักฐานการโอนเงิน เช่น สลิปโอน
- สำเนาบัตรประชาชนของผู้รับเงินเท่าที่จำเป็นและชอบด้วยกฎหมาย
- ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีหรือเลขประจำตัวประชาชน
- เอกสารรับเงินที่ผู้รับลงลายมือชื่อ
2. หลักฐานว่าจ่ายเป็นค่าอะไร
เช่น
- สัญญาซื้อขายหรือสัญญาจ้าง
- ใบเสนอราคา
- ใบสั่งซื้อ
- ใบแจ้งหนี้
- รายละเอียดสินค้าหรือขอบเขตงาน
- ข้อความหรืออีเมลที่ใช้ตกลงซื้อขาย
3. หลักฐานว่าได้รับสินค้าหรือบริการจริง
เช่น
- ใบส่งของ
- ใบตรวจรับงาน
- รายงานผลการทำงาน
- ภาพถ่ายสินค้า หรืองานที่ส่งมอบ
- หลักฐานการนำสินค้าเข้าคลัง
- หนังสือรับรองการส่งมอบงาน
4. เอกสารภายในของกิจการ
เช่น
- ใบสำคัญจ่าย
- ใบขออนุมัติซื้อหรือจ้าง
- เอกสารอนุมัติการจ่ายเงิน
- บันทึกอธิบายเหตุผลที่ไม่สามารถขอใบเสร็จได้
เอกสารเหล่านี้ไม่ได้เปลี่ยนเป็น “ใบเสร็จรับเงิน” โดยอัตโนมัติ แต่ช่วยประกอบกันเป็นชุดหลักฐานว่ารายการเกิดขึ้นจริง มีผู้รับเงินที่ตรวจสอบได้ และเกี่ยวข้องกับกิจการ
เอกสารรับเงินควรมีข้อมูลอะไร?
เมื่อจำเป็นต้องจ่ายเงินให้บุคคลทั่วไปซึ่งไม่สามารถออกใบเสร็จ กิจการควรจัดทำเอกสารรับเงินและให้ผู้รับเงินลงชื่อ โดยอย่างน้อยควรมี
- ชื่อและนามสกุลผู้รับเงิน
- ที่อยู่ของผู้รับเงิน
- เลขประจำตัวประชาชนหรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษี
- วันที่รับเงิน
- จำนวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร
- รายละเอียดสินค้าหรือบริการ
- วัตถุประสงค์ของการจ่าย
- วิธีชำระเงิน
- ลายมือชื่อผู้รับเงิน
- เอกสารประกอบอื่นที่เชื่อมโยงกับรายการ
ข้อมูลควรเป็นข้อมูลจริงและตรวจสอบได้ ไม่ควรให้พนักงานจัดทำเอกสารขึ้นเองโดยไม่มีหลักฐานว่าผู้รับเงินเป็นบุคคลนั้นจริง
กรณีผู้รับเงินไม่สามารถออกใบเสร็จรับเงินให้ได้ เช่น ร้านค้าบุคคลธรรมดาหรือฟรีแลนซ์ที่ไม่มีใบเสร็จรับเงิน แต่ยินยอมที่จะลงลายมือชื่อในช่องผู้รับเงิน กิจการสามารถทำ “ใบสำคัญรับเงิน” ให้ผู้รับเงินกรอกรายละเอียดและลงลายมือชื่อรับเงินแทนได้
กรณีกิจการจ่ายเงินค่าซื้อสินค้าหรือบริการเบ็ดเตล็ด จำนวนเงินไม่มาก และไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายหรือผู้ให้บริการได้ กิจการสามารถทำ “ใบรับรองแทนใบเสร็จรับเงิน” แล้วให้พนักงานของกิจการเป็นผู้รับรองการจ่ายเงินดังกล่าว
เช็กรายจ่ายไม่มีใบเสร็จด้วยคำถาม 5 ข้อ
ก่อนบันทึกเป็นรายจ่ายทางภาษี ให้ตรวจสอบว่าเอกสารตอบคำถามต่อไปนี้ได้ครบหรือไม่
1. จ่ายเงินจริงหรือไม่?
ควรมีหลักฐานการโอน สลิปโอนเงิน สำเนาเช็ค รายการเดินบัญชี หรือเอกสารรับเงิน
2. จ่ายให้ใคร?
ต้องระบุตัวผู้รับเงินได้ และข้อมูลผู้รับควรตรวจสอบย้อนกลับได้ เช่น มีที่อยู่ เบอร์โทร
3. จ่ายค่าอะไร?
เอกสารต้องอธิบายรายการสินค้า บริการ หรือเหตุผลของการจ่าย ไม่ควรระบุเพียงคำกว้าง ๆ เช่น “ค่าเบ็ดเตล็ด”
4. เกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร?
ต้องอธิบายได้ว่ารายจ่ายช่วยให้กิจการมีรายได้ ดำเนินงาน หรือรักษาการดำเนินธุรกิจอย่างไร
5. ได้รับสินค้าหรือบริการจริงหรือไม่?
ควรมีหลักฐานการส่งของ การตรวจรับงาน หรือผลของบริการที่ได้รับ
หากเอกสารตอบคำถามเหล่านี้ได้ครบและสอดคล้องกัน น้ำหนักในการพิสูจน์รายจ่ายก็ย่อมดีกว่าการมีเพียงสลิปโอนเงินหรือใบสำคัญจ่ายที่กิจการจัดทำเองฝ่ายเดียว
ตัวอย่างที่ผู้ประกอบการพบบ่อย
กรณีที่ 1: โอนค่าจ้างให้ฟรีแลนซ์ แต่ไม่ได้ใบเสร็จ
บริษัทจ้างบุคคลออกแบบสื่อโฆษณาและโอนเงินเข้าบัญชีผู้รับจ้าง แต่ไม่ได้รับใบเสร็จ
หลักฐานที่ควรเก็บ ได้แก่
- ใบเสนอราคาหรือข้อตกลงว่าจ้าง
- รายละเอียดขอบเขตงาน
- หลักฐานการโอนเงิน
- ผลงานที่ส่งมอบ
- ข้อความยืนยันการรับเงิน
- ข้อมูลที่พิสูจน์ตัวผู้รับเงิน
หลักฐานทั้งหมดต้องเชื่อมโยงกันได้ว่า ผู้รับเงินเป็นผู้รับจ้างจริง งานเกิดขึ้นจริง และเป็นงานที่ใช้ในกิจการ
นอกจากนี้ บริษัทต้องมีหน้าที่หักภาษี ณ ที่จ่ายจากค่าจ้างหรือค่าบริการแยกต่างหาก และ นำส่งให้กรมสรรพากรภายในวันที่ 7 ของเดือนถัดไป (หากไม่หักภาษี ณ ที่จ่ายจะมีความผิดตามกฎหมาย และ ไม่สามารถนำรายจ่ายนี้มาใช้ในการคำนวณภาษีได้)
กรณีที่ 2: จ่ายเงินสดให้บุคคลทั่วไป
กรณีจ่ายเงินสดมีความเสี่ยงสูงกว่าการโอนเงิน เพราะรายการเดินบัญชีไม่สามารถช่วยยืนยันผู้รับเงินได้
กิจการควรจัดทำเอกสารรับเงินซึ่งมีรายละเอียดผู้รับ รายการ วันที่ และจำนวนเงิน พร้อมให้ผู้รับลงลายมือชื่อ รวมทั้งเก็บหลักฐานการซื้อ การรับสินค้า หรือการรับบริการประกอบด้วย
หากมีเพียงใบสำคัญจ่ายที่พนักงานของบริษัทจัดทำขึ้นเอง แต่ไม่มีข้อมูลหรือลายมือชื่อของผู้รับเงิน หลักฐานอาจไม่มีน้ำหนักเพียงพอ
กรณีที่ 3: มีสลิปโอนเงิน แต่ไม่ทราบว่าเป็นค่าอะไร
สลิปอาจพิสูจน์ว่าเงินออกจากบัญชีและมีผู้รับ แต่หากไม่มีสัญญา ใบสั่งซื้อ รายละเอียดงาน หรือเอกสารอื่น กิจการอาจยังอธิบายไม่ได้ว่าเงินนั้นเป็นรายจ่ายของกิจการอย่างไร
กรณีนี้ควรหาเอกสารประกอบเพิ่มเติม ไม่ควรอาศัยสลิปเพียงอย่างเดียว ได้แก่ ใบสำคัญจ่ายที่มีลายมือชื่อผู้มีอำนาจอนุมัติของกิจการ พร้อมเขียนรายละเอียดสินค้า ใบสั่งซื้อ ภาพถ่ายสินค้าที่ซื้อ เป็นต้น
กรณีที่ 4: มีใบเสร็จ มีใบกำกับภาษี แต่เป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัว
แม้มีใบเสร็จถูกต้อง แต่ถ้าเป็นค่าใช้จ่ายส่วนตัวของกรรมการ ผู้ถือหุ้น หรือบุคคลในครอบครัว และไม่เกี่ยวข้องกับกิจการ ก็ยังเป็นรายจ่ายต้องห้าม ไม่สามารถนำภาษีซื้อมาขอคืน (กรณีกิจการจด VAT)
การมีใบเสร็จจึงพิสูจน์เพียงว่ามีการซื้อหรือจ่ายเงิน แต่ไม่ได้พิสูจน์โดยอัตโนมัติว่าเป็นรายจ่ายเพื่อกิจการ ไม่สามารถนำมาเป็นค่าใช้จ่ายได้ทั้งในทางบัญชี และ รายจ่ายภาษีอากร
มีใบกำกับภาษีไม่ได้แปลว่าขอคืนภาษีซื้อได้
สำหรับผู้ประกอบการจดทะเบียน VAT แม้ว่าจะมีรายจ่ายที่ใช้ในกิจการจริง และ มีใบกำกับภาษีแล้ว แต่อาจไม่สามารถขอคืนภาษีซื้อได้ เนื่องจากเป็น ภาษีซื้อต้องห้าม คือใบกำกับภาษีที่กฎหมายไม่อนุญาตให้นำไปหักออกจากภาษีขายในแบบ ภ.พ.30 ซึ่งมักเกิดจากลักษณะของเอกสารไม่ถูกต้อง หรือรายจ่ายนั้นไม่เป็นไปตามเงื่อนไขของกรมสรรพากร แบ่งออกเป็น 2 ประเภท คือ
1. ภาษีซื้อต้องห้าม ที่ไม่สามารถขอคืนได้ และ ไม่สามารถเป็นรายจ่ายของกิจการได้
ได้แก่
- ไม่มีใบกำกับภาษี หรือแสดงไม่ได้: ซื้อสินค้าหรือรับบริการแล้วผู้ขายไม่ออกเอกสารให้ หรือเอกสารสูญหายและไม่สามารถขอใบแทนที่ถูกต้องได้
- ใบกำกับภาษีไม่สมบูรณ์: มีข้อความสำคัญไม่ถูกต้อง เช่น ชื่อ, ที่อยู่, หรือเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของผู้ซื้อไม่100% หรือสะกดผิด
- ไม่เกี่ยวข้องกับกิจการโดยตรง: รายจ่ายที่ซื้อมาเพื่อใช้ส่วนตัว หรือนำไปใช้ในกิจกรรมอื่นที่ไม่ใช่การประกอบธุรกิจของบริษัท
- ออกโดยผู้ไม่มีสิทธิ์: ใบกำกับภาษีที่ออกโดยบุคคลหรือร้านค้าที่ไม่ได้จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือออกโดยผู้ที่ถูกสั่งเพิกถอนสิทธิ์
- เกินกำหนดเวลา: ใบกำกับภาษีที่มีอายุเกิน 6 เดือนนับจากเดือนที่ออกใบกำกับภาษี โดยไม่ได้นำมาใช้ยื่นภายในกำหนด
2. ภาษีซื้อต้องห้ามที่ไม่สามารถขอคืนได้ แต่นำมารวมเป็นรายจ่ายได้
ได้แก่
- ภาษีซื้อจากค่ารับรอง: รายจ่ายหรือค่าบริการที่เป็นการรับรองลูกค้าหรือแขก ตามหลักเกณฑ์ที่กรมสรรพากรกำหนด
- ซื้อรถยนต์นั่งหรือรถยนต์โดยสาร: ภาษีซื้อจากการซื้อหรือเช่าซื้อรถยนต์นั่ง รวมถึงค่าใช้จ่ายที่เกี่ยวข้อง เช่น ค่าน้ำมันรถรถยนต์นั่ง ค่าซ่อมแซมรถยนต์นั่ง (ยกเว้นซื้อมาเพื่อขายต่อหรือให้เช่าต่อในธุรกิจ)
วิธีลดปัญหารายจ่ายไม่มีหลักฐาน
กิจการควรกำหนดระบบเอกสารตั้งแต่วันที่เกิดรายการ ดังนี้
- ขอใบเสร็จรับเงินหรือใบรับทุกครั้ง
- ตรวจสอบชื่อกิจการ วันที่ จำนวนเงิน และรายละเอียดสินค้าให้ถูกต้อง
- ชำระจากบัญชีธนาคารของกิจการ
- หลีกเลี่ยงการจ่ายเงินสดในรายการมูลค่าสูง
- เก็บหลักฐานการโอนไว้คู่กับสัญญา ใบสั่งซื้อ หรือใบเสนอราคา
- จัดทำเอกสารตรวจรับสินค้าหรือบริการ
- จัดทำใบสำคัญจ่ายและระบุเหตุผลให้ชัดเจน
- ตรวจสอบความถูกต้องของภาษีหัก ณ ที่จ่ายและภาษีมูลค่าเพิ่ม
- บิลที่มาจากกระดาษที่เสี่ยงต่อการจางหาย เช่น บิลค่าไฟ ค่าน้ำ ควรถ่ายเอกสารไว้
สรุป: ไม่มีใบเสร็จ ไม่ได้แปลว่าหักไม่ได้ แต่ต้องพิสูจน์ให้ครบ
รายจ่ายที่ไม่มีใบเสร็จไม่ได้เป็นรายจ่ายต้องห้ามโดยอัตโนมัติ แต่บริษัทมีหน้าที่นำหลักฐานมาพิสูจน์ว่า
จ่ายจริง — จ่ายให้ใคร — จ่ายค่าอะไร — ได้รับสินค้าหรือบริการจริง — และเกี่ยวข้องกับกิจการอย่างไร
หากพิสูจน์ผู้รับเงินไม่ได้ รายจ่ายอาจต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (18) และหากพิสูจน์ไม่ได้ว่าเป็นรายจ่ายเพื่อหากำไรหรือเพื่อกิจการโดยเฉพาะ ก็อาจต้องห้ามตามมาตรา 65 ตรี (13)
วิธีที่ดีที่สุดจึงไม่ใช่การหาเอกสารย้อนหลังเมื่อถูกตรวจสอบ แต่คือการสร้างระบบเก็บเอกสารให้ครบตั้งแต่วันที่ซื้อสินค้า รับบริการ และจ่ายเงิน
ข้อควรทราบ: การพิจารณาทางภาษีขึ้นอยู่กับข้อเท็จจริงและหลักฐานของแต่ละรายการ บทความนี้เป็นข้อมูลทั่วไป ไม่ใช่คำรับรองว่ารายจ่ายรายการใดรายการหนึ่งจะหักได้แน่นอน หากรายการมีมูลค่าสูงหรือมีข้อเท็จจริงซับซ้อน ควรให้ผู้ทำบัญชีหรือที่ปรึกษาภาษีตรวจสอบก่อนยื่นแบบ